Genel kurul ve bayi toplantısı teknik planlama
Resmî programı olan bir toplantıda teknik düzen, söz sırasını ve içerik takibini desteklemelidir. Toplantının usulünü belirleyen ekiple teknik ihtiyaçları aynı brifte buluşturun.
Brifinizi paylaşın
Program ve söz alma düzeni
Başkanlık masası, kürsü, delege mikrofonları ve salondan soru alımı için gereken düzen ayrı belirlenmeli. Katılımcı sayısı kadar aynı anda söz alacak kişi sayısı da önemlidir. Oylama veya özel sistem talebi varsa toplantı usulünü belirleyen ekibin gereksinimlerini de teknik brife ekleyin.
İçerik ve çok dilli katılım
Finansal sunumlar, karar metinleri, kurumsal filmler ve uzak katılım kaynakları görüntü akışına dahil edilir. Çeviri gerekiyorsa dil çiftleri, alıcı adedi ve çevirmen hizmeti ayrı yazılır. Sahnedeki ve uzaktaki konuşmacıların aynı akışa nasıl katılacağı prova kapsamına alınır.
Kayıt ve teslim tanımı
Hangi oturumun, ses kanalının veya görüntü kaynağının kaydedileceği; dosya biçimi ve teslim sorumlusu önceden belirlenir. Tam toplantı kaydı ile sunum ve karar bölümlerinin ayrı teslimi farklı ihtiyaçlardır. Erişim, saklama ve kullanım kuralları kurumunuzun ilgili ekipleriyle birlikte planlanır.
Kapsamı netleştirelim.
Oylama veya elektronik katılım dahil mi?
İstenen katılım ve oylama biçimini, toplantı usulünü belirleyen ekibin gereksinimleriyle birlikte paylaşın. Bu sistemlerin kurulum ve işletme ihtiyacı teknik planda ayrı ele alınır.
Toplantı kaydı otomatik alınır mı?
Hayır. Kayıt kapsamı, ilgili izinler, teslim biçimi ve sorumlular etkinlik öncesinde yazılı olarak belirlenmelidir.